50. FVI-Expertenfrühstück

Thema: "50 Themen. 50 Perspektiven auf die Instandhaltung." Eine Retrospektive auf zwei Jahre Expertenfrühstück und ein Ausblick auf die nächsten großen Herausforderungen der Branche.

Nach 50 Folgen stand diesmal kein einzelnes Fachthema im Mittelpunkt. Marcel Hahn nutzte die Jubiläumsfolge für eine offene Bestandsaufnahme: Was ist tatsächlich besser geworden, welche Probleme begleiten die Instandhaltung seit Jahren und welche Entwicklungen werden bislang unterschätzt?

• KI ist Werkzeug – nicht die universelle Lösung: In der Diskussion wurde deutlich, dass sich der Blick auf KI professionalisiert hat. Statt jedem Hype hinterherzulaufen, rückt die konkrete Anwendung in den Mittelpunkt: "Was brauche ich eigentlich?" und "Welches Problem möchte ich lösen?". Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen experimentieren pragmatisch mit verfügbaren Werkzeugen, während größere Organisationen häufig an IT-Freigaben, Datenzugriffen und komplexen Integrationen hängen. Gleichzeitig bleibt der Mensch unverzichtbar: Ergebnisse müssen verstanden, bewertet und validiert werden. KI soll unterstützen nicht das Denken ersetzen.
• Wissen sichern, ohne neue Datenfriedhöfe zu bauen: Der drohende Verlust von Erfahrungswissen bleibt eines der zentralen Probleme der Instandhaltung. Besonders praxisnah war die Diskussion über Störungswissen: Ein Techniker auf der Spät- oder Nachtschicht kennt eine seltene Anlage möglicherweise kaum und braucht genau dann Zugriff auf frühere Ursachen und Lösungen. Gleichzeitig wurde vor dem bloßen Sammeln riesiger Datenmengen gewarnt. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, ob Informationen gespeichert werden, sondern ob relevantes Wissen im richtigen Moment wiedergefunden und nutzbar gemacht werden kann. Videos, Sprachaufzeichnungen und automatisch erzeugte Transkripte wurden dabei ausdrücklich als pragmatische Formen der Wissensdokumentation diskutiert.
• Der Business Case entscheidet über Digitalisierung: Ein Teilnehmer beschrieb eine typische Situation aus dem Mittelstand: Die Hauptanlagen erreichen bereits mehr als 97 Prozent Verfügbarkeit, gleichzeitig verursacht eine spezialisierte Obsoleszenzlösung erhebliche laufende Kosten. Damit entsteht die unangenehme, aber entscheidende Frage: Was bringen die letzten zusätzlichen Prozentpunkte tatsächlich? Digitalisierung muss sich gegen Stillstandskosten, Ersatzteilrisiken und Total Cost of Ownership rechnen. Zugleich verändern sich die Rahmenbedingungen: Serviceanbieter verschwinden, Nachfolger fehlen und bislang kurzfristig verfügbare Reparaturleistungen werden seltener. Die Folge sind höhere Ersatzteilbestände und zusätzliche Kapitalbindung.
• Bürokratie und fehlende Entscheidungsspielräume werden selbst zum Instandhaltungsproblem: Besonders deutlich wurde die Frustration über interne und externe Abstimmungsprozesse. Während Investitionen in große Anlagen möglich sind, kann bereits eine Softwarelizenz für wenige Euro pro Monat umfangreiche Freigabeprozesse auslösen. Selbst eine Kamera zur Störungsanalyse kann durch Datenschutz, Betriebsrat und interne Regeln wochenlang blockiert werden. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung für die Anlagenverfügbarkeit bei der Instandhaltung. Die zugespitzte Erkenntnis der Runde: Instandhaltungsleiter brauchen einen "starken Rücken", um notwendige Regeln von reinem Formalismus zu unterscheiden und pragmatische Entscheidungen vertreten zu können.

Einordnung: Von Daten und KI-Werkzeugen zur Operativen Intelligenz

Das eigentliche Problem der Instandhaltung ist längst nicht mehr der Mangel an Software, sondern die Frage, wie Wissen, Daten und digitale Werkzeuge im Arbeitsalltag wirklich nutzbar werden.

• Wissen verschwindet und Dokumentation kostet Zeit: Erfahrungswissen liegt heute in Köpfen, einzelnen Störungsmeldungen, Videos, Besprechungen oder unstrukturierten Dokumenten und häufig wird es erst vermisst, wenn der erfahrene Kollege nicht mehr verfügbar ist. Genau hier setzen wir mit ADAM an. Die Digitale Lebenslaufakte bündelt Informationen anlagenzentriert und macht aus einzelnen Meldungen, Dokumenten, Fotos und Lösungen einen nutzbaren Erfahrungsschatz. Statt perfekte Stammdaten vorauszusetzen, verfolgen wir einen ADAM-First- und Brownfield-Native-Ansatz: Mit Hybrider Suche und KI wird relevantes Wissen auch dort auffindbar, wo historisch gewachsene Datenstrukturen alles andere als perfekt sind. ADAM wird damit zum digitalen Tresor für das Erfahrungswissen der Instandhaltung.
• Mitarbeiter sollen dokumentieren – wollen aber nicht tippen: Die Episode beschreibt genau das bekannte Dilemma: Für bessere Analysen werden qualifizierte Störungsursachen und Lösungen benötigt, gleichzeitig bedeutet jede zusätzliche Eingabemaske mehr administrative Belastung. Wir drehen dieses Prinzip mit ADAM um. Über Meldungs- und Rückmelde-Assistenten können Techniker natürlich sprechen, statt Formulare auszufüllen. ADAM strukturiert die Informationen, ordnet sie dem richtigen Asset zu und übergibt sie bei Bedarf an bestehende Systeme wie SAP. Aus Dokumentationspflicht wird so ein nahezu beiläufiger Wissenstransfer. Der Mensch bleibt Human-in-the-Loop, ADAM übernimmt die repetitive Arbeit im Hintergrund.
• Digitalisierung scheitert an Komplexität, Kosten und Abhängigkeiten: Die Diskussion um teure Speziallösungen, wechselnde Anbieter, Folgekosten und langwierige Freigaben zeigt, warum große Big-Bang-Projekte zunehmend kritisch gesehen werden. Unser Ansatz ist deshalb bewusst pragmatisch: ADAM ist eine SaaS-Plattform für Operative Intelligenz, die bestehende Systeme ergänzt statt ersetzt. Über offene Integrationen und No-Code-Ansätze können konkrete Engpässe schrittweise gelöst werden, ohne vorher die komplette IT-Landschaft neu aufzubauen. Statt eine vermeintlich perfekte Lösung für die nächsten 20 Jahre zu versprechen, starten wir mit einem klar abgegrenzten Problem, erzeugen messbaren Nutzen und entwickeln den Prozess gemeinsam weiter. Die anlagenzentrierte Digitale Lebenslaufakte bleibt dabei die langfristige Basis – auch für Retrofits, Compliance und Safety.

Fazit: Die nächsten 50 Folgen werden vermutlich weniger davon handeln, ob die Instandhaltung noch mehr Technologie braucht, sondern davon, wie sie Technologie so einfach, wirtschaftlich und menschzentriert einsetzt, dass sie im Alltag tatsächlich hilft und genau dort wird ADAM vom zusätzlichen Softwaretool zum Enabler für Operative Intelligenz.