45. FVI-Expertenfrühstück

Thema: „Wenn Verantwortung persönlich wird“ – Sorgfaltspflicht, Nachweisbarkeit und organisatorische Verantwortung in der Instandhaltung.

Die Session zeigte anhand eines tragischen Praxisfalls, wie schnell eine technische Lücke zum persönlichen Haftungsrisiko werden kann. Ein tödlicher Arbeitsunfall führte zu jahrelangen straf- und zivilrechtlichen Verfahren gegen mehrere technische und organisatorische Verantwortliche.

• Unsichtbare Anlagenbestandteile werden zum Organisationsrisiko: Eine unter Druck stehende Rohrleitung war weder korrekt eingestuft noch in der laufenden Druckgeräteüberwachung erfasst. Trotz Audits, Rechtsmanagement und umfangreicher Genehmigungsunterlagen blieb sie über Jahre ein „White Spot“. Der Fall zeigt: Was im Anlagenstrukturbaum und in den Prüfprozessen nicht existiert, wird organisatorisch schnell unsichtbar.
• „Wer schreibt, der bleibt“: Im Ernstfall zählt nicht, was mündlich besprochen oder vermeintlich allgemein bekannt war, sondern was nachvollziehbar dokumentiert wurde. Ein Teilnehmer berichtete, dass nach einem Unfall SAP-Action-Logs, Benutzerkennungen, Schadenscodes und technische Auftragsabschlüsse als Beweismittel ausgewertet wurden. Einträge wie „999 – Sonstiges“ oder das Schließen eines Auftrags im Namen eines Kollegen können dann unmittelbar gegen die Verantwortlichen sprechen.
• Risiken müssen dokumentiert und eskaliert werden: Wer eine sicherheitskritische Abweichung erkennt, sollte diese nicht nur einmal melden. Bleibt eine Reaktion aus, muss die Meldung nachweisbar wiederholt und gegebenenfalls an die nächste Führungsebene eskaliert werden. Die unbequeme Nachricht schützt damit nicht nur den meldenden Instandhalter, sondern auch Werksleitung und Geschäftsführung.
• Brownfield-Sicherheit braucht eine belastbare Lebenslaufhistorie: Besonders bei älteren Anlagen fehlen häufig Informationen über das Alter sicherheitsrelevanter Komponenten, frühere Umbauten oder ausgetauschte Bauteile. Als praktikabler Weg wurden Bestandsaufnahme, Gap-Analyse, Gefährdungsbeurteilung, externe Bewertung und ein schrittweises Safety- oder Retrofit-Projekt diskutiert. Entscheidend ist nicht, sofort alles auszutauschen, sondern Risiken systematisch zu erkennen, Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen und Maßnahmen dauerhaft zu dokumentieren.

Einordnung: Von verstreuten Informationen zur belastbaren digitalen Lebenslaufakte

Diese Episode passt perfekt zur Hahn-PRO-Strategie, weil sie zeigt, dass Operative Intelligenz nicht nur Stillstände reduziert, sondern auch Transparenz, Verantwortlichkeit und Sicherheit im technischen Betrieb verbessert.

• Anlagenlücken im Brownfield: Historische Dokumente, Prüfberichte, Umbauten und technische Hinweise liegen häufig in verschiedenen Systemen, Ordnern oder persönlichen Ablagen. Kritische Komponenten bleiben dadurch im Datenchaos unsichtbar. Wir setzen mit ADAM bewusst „ADAM-First“ und Brownfield-native an: Vorhandene Daten müssen nicht erst jahrelang bereinigt werden. Über Hybride Suche und Vektorsuche lassen sich Dokumente, Meldungen und technische Zusammenhänge auch bei uneinheitlichen Bezeichnungen auffinden und einem Asset zuordnen. So entsteht schrittweise eine gemeinsame, anlagenzentrierte Informationsbasis.
• Dokumentationspflicht trifft auf schlechte Nutzererfahrung: Instandhalter wissen, dass Rückmeldungen wichtig sind. Im Alltag scheitert die Qualität aber häufig an komplizierten Formularen, Zeitdruck und fehlender Akzeptanz. ADAM ergänzt bestehende Systeme wie SAP als intelligenter SaaS- und UX-Layer. Meldungen, Beobachtungen und Arbeitsrückmeldungen können per Sprache erfasst, durch KI strukturiert und an das Zielsystem übergeben werden. Aus „Maschine geprüft“ wird eine verwertbare Rückmeldung mit Asset, Befund, Maßnahme und Kontext. ADAM ersetzt dabei keine rechtliche Prüfung oder revisionssichere Archivierungsstrategie, schafft aber die Grundlage für vollständigere und nachvollziehbarere Betriebsdaten.
• Retrofits ohne belastbare Historie: Bei älteren Anlagen ist oft unklar, wann sicherheitsrelevante Komponenten eingebaut, geprüft, verändert oder ersetzt wurden. Entscheidungen zu Weiterbetrieb, Ersatzmaßnahmen oder Retrofit werden dadurch unnötig schwierig. Mit der Digitalen Lebenslaufakte bündelt ADAM Prüfungen, Fotos, Dokumente, Risikobewertungen, Freigaben und durchgeführte Maßnahmen chronologisch an der jeweiligen Maschine. Über No-Code-Workflows lassen sich zusätzlich Eskalationen, Wiedervorlagen und definierte Freigabeprozesse abbilden. So wird aus einer einmaligen Gap-Analyse ein dauerhaft nutzbarer operativer Prozess.

Fazit: Verantwortung darf nicht erst nach einem Unfall sichtbar werden – ADAM schafft die digitale Grundlage, um technische Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen bereits im laufenden Betrieb transparent und handlungsfähig zu machen.