29. FVI Expertenfrühstück

Thema: "Der Zeitfresser-Check" – Wie Führungskräfte dem operativen Chaos entkommen.

In dieser Session präsentierte Ivan Sub einen radikalen Ansatz, um die "Meeting-Hölle" zu beenden. Viele Führungskräfte glauben, sie führen, aber eigentlich löschen sie nur Brände und sitzen in Meetings ohne Agenda.

• Führen heißt Zeit haben: Ivan betonte: "Nur wenn ich Zeit für Reflexion und Menschen habe, kann ich führen." Wer 10 Stunden am Tag im operativen Sumpf steckt, ist keine Führungskraft, sondern ein teurer Sachbearbeiter.

• Das Zeitfresser-Tool: Die Lösung ist simpel: Ein Excel-Tool, in dem Mitarbeiter eine Woche lang eintragen, wo sie Zeit verlieren (z.B. "Warten auf Ersatzteil", "Suche nach Doku", "Sinnloses Meeting"). Das Ergebnis ist oft schockierend: Von 480 Minuten Arbeitszeit bleiben nur 90 Minuten für echte Wertschöpfung. Der Rest ist Verschwendung.

• Transparenz schafft Handlungsdruck: Wenn der Chef schwarz auf weiß sieht, dass das Team 180 Minuten pro Woche auf Freigaben vom Vertrieb wartet, muss er handeln. Das Tool macht aus "Gefühl" ("Wir haben Stress") Fakten ("Wir verlieren 3 Stunden").

• Meeting-Kultur: Mike (Teilnehmer) berichtete, wie er einen jungen Meister rettete, indem er sagte: "Schließ die Tür ab! Du kannst nicht alle 5 Minuten gestört werden." Strukturierte Meetings (z.B. 15 Minuten Daily Standup) statt ständiger Unterbrechungen sind der Schlüssel.

• OKR-Gespräche: Marcel Hahn empfahl, statt eines Jahresgesprächs lieber monatliche 15-Minuten-Check-ins zu machen ("Wo hakt es? Wie kann ich dir helfen?"). Das ist agiles Führen.

Einordnung: Automatisierung schafft Führungszeit

Diese Episode zeigt, dass Zeitmangel oft ein Symptom schlechter Prozesse ist.

• ADAM als Zeit-Sparer: Wenn Ivan sagt, dass Mitarbeiter stundenlang nach Dokumenten suchen, ist das ein Elfmeter für ADAM. Unsere RAG-Suche reduziert diese Suchzeit auf Sekunden. Das ist der direkteste ROI: Zeit.

• Automatisierte Berichte: Statt in Meetings zu sitzen, um Updates zu geben ("Was hast du gestern gemacht?"), kann ADAM automatisch einen Tagesbericht generieren. Die Führungskraft liest die Zusammenfassung in 2 Minuten, statt 2 Stunden im Meeting zu sitzen.

• Prozesse erzwingen: Mike berichtete, dass Mitarbeiter oft nicht wissen, wer zuständig ist. ADAMs Workflow-Engine weist Aufgaben klar zu. Es gibt keine "Tür-und-Angel"-Gespräche mehr ("Kannst du mal eben...?"), sondern klare Tickets. Das bringt Ruhe ins System.

Fazit: Wer führen will, muss sich freischwimmen. ADAM ist der Rettungsring, der die operative Last abnimmt, damit der Kopf frei wird für Strategie und Menschen.